Om lange discussies te voorkomen is besloten een 'protocol' op te stellen waarin omschreven staat wanneer een steunaanvraag daadwerkelijk in overweging kan worden genomen.

Het klinkt allemaal behoorlijk officieel. Maar het doel is dat er geen elle-lange discussies meer kunnen ontstaan over de eventuele toekenning van een financiele bijdrage. Al met al komt dit protocol ten goede aan het bestuur, de leden en de aanvrager(s)

1. Wat is een steunaanvraag

Onder een steunaanvraag verstaan we vanaf heden een verzoek om (gedeeltelijke) financiele bijdrage, verwoord in een schriftelijk document dat wordt ingediend bij één van de bestuursleden van de VMV '60, bij voorkeur bij de secretaris. Een steunaanvraag bevat minimaal de in punt 2 en 3 genoemde onderdelen. Een steunaanvraag zal niet langer zijn dan ca. 1 A4'tje. Een steunaanvraag kan nooit meerdere projecten bevatten. Steunaanvragen die mondeling worden gedaan zullen niet in behandeling worden genomen.

2. Motivatie

In een steunaanvraag dient een motivatie vermeld te staan. Denk bij motivatie aan bijvoorbeeld de volgende punten:

- Waarvoor is het geld nodig?
- Waarom wordt de aanvraag bij de VMV'60 gedaan?
- Is er geprobeerd elders geld voor dit doel te vinden?
- Is het totale bedrag benodigd alvorens (een deel van) het project door kan gaan?
- Etc.

3. Begroting

De begroting bevat ten eerste het totale gewenste bedrag.
Daarna staan in de begroting eventuele sub-bedragen vermeld waaruit het totaalbedrag is ontstaan.
Voeg bij de begroting offertes / prijslijsten toe zodat het zeker is dat het gevraagde bedrag overeenkomt met het gewenste project.

4. Beoordeling

Aanvragen worden normaal gesproken op de Algemene Leden Vergadering beoordeeld. Het bestuur is echter gemachtigd tussentijdse aanvragen te beoordelen. Het besluit of een verzoek ook wordt ingewilligd kan echter niet snel genomen worden. Er worden de onderstaande criteria gebruikt:

-        De aanvraag dient te voldoen zoals beschreven in het protocol en statuten
-        Als een aanvraag 2 weken voordat de financiële bijdrage benodigd is wordt binnen deze 2 weken zeker een besluit genomen.

Aanvragen die achteraf (lees: het geld is reeds voorgeschoten) worden ingediend worden altijd behandeld tijdens de eerstvolgende Algemene Leden Vergadering.